Laatst bijgewerkt: 25 oktober 2025
Versie: 1.1
We vinden het belangrijk dat jij precies weet wat we met jouw gegevens doen – en wat we niet doen.
In dit privacybeleid leggen we dat helder uit.
1. Wie we zijn
Wij zijn AIA Workforce BV, gevestigd in Nederland.
Website: www.aiaworkforce.nl
E-mail: privacy@aiaworkforce.nl
Wij helpen ondernemers met slimme automatisering, marketing en AI-oplossingen.
Daarvoor gebruiken we een CRM-platform (white-label software van een externe leverancier) en ontwikkelen we eigen AI-agents die bedrijven ondersteunen bij communicatie, contentcreatie en klantcontact.
2. Wanneer dit beleid geldt
Dit privacybeleid geldt voor:
- iedereen die onze website bezoekt;
- onze klanten en gebruikers van ons CRM- en AI-platform;
- iedereen die contact heeft met onze AI-agents of andere digitale diensten.
3. Welke gegevens we verwerken
We verwerken alleen gegevens die nodig zijn om onze diensten goed te laten werken.
A. Gebruikers- en klantgegevens
- Naam, e-mail, telefoonnummer
- Bedrijfsnaam en contactpersoon
- Factuur- en betalingsinformatie
B. CRM-gegevens
- Data die jij of je team invoert in het CRM (bijv. leads, klantnotities, gesprekken, afspraken)
- Activiteitenlogs en instellingen binnen je CRM-account
C. AI-gegevens
- De tekst of spraak die je invoert bij gebruik van onze AI-functies (prompts, berichten of opdrachten)
- Het AI-antwoord (output)
- Technische loggegevens: modelversie, tijdstempel, foutcodes, API-verkeer
D. Website- en analysegegevens
- Cookies en gebruiksstatistieken (bijv. Google Analytics)
- Browser- en apparaatinformatie
We verwerken géén gevoelige persoonsgegevens zoals medische, religieuze of biometrische data.
4. Waarvoor we je gegevens gebruiken
| Doel | Wat we doen | Rechtsgrond |
| CRM-diensten | Je klantbeheer, sales, marketing en communicatie mogelijk maken | Uitvoering van overeenkomst |
| AI-functies | Content genereren, chatgesprekken voeren of marketingprocessen automatiseren | Uitvoering van overeenkomst |
| Facturatie en administratie | Facturen versturen, betalingen verwerken, voldoen aan wettelijke verplichtingen | Wettelijke verplichting |
| Support | Vragen beantwoorden en technische problemen oplossen | Gerechtvaardigd belang |
| Verbetering van AI-agents | Anonieme gebruiksdata analyseren om onze AI slimmer en veiliger te maken | Gerechtvaardigd belang |
| Marketing (optioneel) | Nieuwsbrieven of aanbiedingen sturen (alleen met toestemming) | Toestemming |
5. Hoe we met AI omgaan
a. Geen modeltraining met jouw data
De gegevens die jij invoert in onze AI-functies gebruiken we niet om AI-modellen te trainen.
Ze worden alleen gebruikt om het resultaat te genereren dat jij hebt gevraagd.
b. Technische logs voor veiligheid en naleving
Om te voldoen aan de EU AI Act en onze beveiligingsverplichtingen, bewaren we beperkte technische loggegevens (zoals tijdstip, API-verkeer, modelversie).
Deze logs bevatten geen inhoud van jouw gesprekken of persoonsgegevens, tenzij tijdelijk nodig voor foutopsporing of incidentonderzoek.
We bewaren deze logs maximaal 24 maanden, daarna worden ze automatisch verwijderd of geanonimiseerd.
c. Transparantie over AI-content
Als onze AI iets genereert (tekst, beeld, audio of video), vermelden we dat duidelijk in de interface.
Bijvoorbeeld:
“Deze tekst is (gedeeltelijk) gegenereerd door een AI-systeem.”
Zo blijft iedereen eerlijk geïnformeerd.
6. Delen van gegevens met derden
We delen jouw gegevens alleen als dat nodig is om onze diensten te leveren of als de wet dat vereist.
We werken samen met:
- CRM-leveranciers (white-label softwareplatforms);
- AI-leveranciers zoals OpenAI, Anthropic, Google AI en Microsoft AI;
- IT- en beveiligingspartners voor hosting en onderhoud;
- Administratieve dienstverleners (boekhouding, facturatie).
Met al deze partijen hebben we verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin staat dat ze jouw gegevens veilig en volgens de AVG moeten behandelen.
7. Beveiliging
We doen er alles aan om jouw gegevens te beschermen.
- Alle data wordt verstuurd via versleutelde verbindingen (SSL/TLS).
- Toegang tot klantdata is beperkt tot medewerkers die dat echt nodig hebben.
- Onze servers staan binnen de Europese Economische Ruimte (EER) of bij partijen die voldoen aan de EU-standaarden voor datadoorvoer (zoals SCC’s).
8. Bewaartermijnen
| Gegevenstype | Bewaartermijn |
| CRM- en klantgegevens | zolang je klant bent + 2 jaar daarna |
| Factuurgegevens | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
| Technische logs (AI/CRM) | maximaal 24 maanden |
| Supporttickets | zolang de klantrelatie actief is + 2 jaar daarna (of langer als juridisch nodig) |
| Cookies / analytics | volgens cookie-instellingen en browservoorkeuren |
We verwijderen of anonimiseren gegevens zodra de bewaartermijn is verstreken.
9. Jouw rechten
Je hebt altijd het recht om:
- inzage te vragen in de gegevens die we van je hebben;
- gegevens te laten corrigeren of verwijderen;
- bezwaar te maken tegen verwerking;
- je toestemming in te trekken;
- je gegevens over te laten dragen (dataportabiliteit).
Mail ons op privacy@aiaworkforce.nl — we reageren binnen 30 dagen.
10. Cookies
Onze website gebruikt alleen functionele en analytische cookies.
Trackingcookies plaatsen we alleen met jouw toestemming.
Je kunt cookies altijd verwijderen of blokkeren via je browserinstellingen.
11. Hosting en datalokatie
Onze servers draaien voornamelijk in veilige datacenters binnen de Europese Unie (EU).
Sommige onderdelen van onze software, zoals het CRM-platform of AI-diensten, worden gehost door betrouwbare technologiepartners die servers buiten de EU gebruiken — bijvoorbeeld in de Verenigde Staten.
Als gegevens buiten de EU worden verwerkt, zorgen we ervoor dat dit altijd gebeurt volgens de Europese privacyregels.
Dat doen we door gebruik te maken van:
- het EU–U.S. Data Privacy Framework, of
- de standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses – SCC’s) die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie.
Onze leveranciers hebben eigen GDPR-complianceprogramma’s en bieden contractuele garanties voor gegevensbescherming.
12. Toezicht en meldplicht
Gaat er iets mis, zoals een datalek of incident met een AI-module?
Dan:
- melden we dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens, en
- informeren we jou direct als jouw gegevens geraakt zijn.
We houden een incidentregister bij om naleving aantoonbaar te maken.
13. Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid af en toe aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of veranderde wetgeving.
Op www.aiaworkforce.nl/privacy vind je altijd de nieuwste versie.
Bij belangrijke wijzigingen ontvang je een melding per e-mail.
14. Contact
Heb je vragen of wil je gebruikmaken van je rechten?
Neem gerust contact op:
AIA Workforce B.V.
E-mail: privacy@aiaworkforce.nl
Website: www.aiaworkforce.nl
✅ Samengevat
We gebruiken jouw gegevens alleen om je beter te helpen — nooit om AI-modellen te trainen of te verkopen.
We bewaren alleen wat nodig is, beveiligen het goed en geven je volledige controle over je data.